Da Kalmar bybibliotek sto overfor et systembytte, vokste prosjektet raskt til å omfatte hele Kalmar-området, på 12 kommuner. Det som startet som et lokalt initiativ, utviklet seg til et regionalt samarbeid der kommunene sammen tok utfordringen med å implementere et nytt, skybasert biblioteksystem: Quria. Et systembytte kan være både komplekst og ressurskrevende, uavhengig av kommunens eller organisasjonens størrelse. Samarbeidet har bidratt til at prosjektet ble en suksess.
Her får du følge hvordan Kalmar-området gikk frem for å bytte system, hvilke hindringer de møtte og hvilke løsninger som banet vei for et vellykket prosjekt. Vi ser nærmere på konkrete forbedringer som Quria og saksbehandlingsmodulen Quria Case Management har medført for både ansatte og besøkende, samt hvordan Kalmar bybibliotek i dag fungerer som støtte for andre kommuner som står overfor samme reise.
Bakgrunn
I Kalmar kommune finnes et bybibliotek i sentrum av Kalmar, ni filialbibliotek samt én bokbuss. I tillegg har de øvrige 11 kommunene i Kalmar-området egne bibliotek.
Da Kalmar bybibliotek sto overfor et systembytte, vokste prosjektet raskt til å inkludere alle kommunene i området. Dette skyldes dels et godt regionalt samarbeid mellom kommunene, men også at det kan være utfordrende for en liten kommune å gjennomføre en så kompleks endring på egen hånd. Å gjennomføre et systembytte innebærer en rekke tekniske og organisatoriske utfordringer, fra å definere funksjonelle og ikke-funksjonelle krav til å sikre at systemet fungerer i praksis.
Gjennom samarbeid har man kunnet, og vil kunne, dra nytte av hverandres erfaringer, kompetanser og perspektiv. Som Christoffer Carlsson Schött, digitaliseringsleder i Kalmar kommune, uttrykker det:
«Det er en reise med mange aspekter å tenke på. Å kunne gjøre dette sammen og dra nytte av hverandres innsikt er veldig verdifullt.»
Utfordringen
Kalmar-området besluttet å oppgradere til et moderne og brukervennlig biblioteksystem for bedre å møte dagens krav til tilgjengelighet og effektivitet i den daglige driften. De trengte en mer fleksibel og intuitiv løsning for å forenkle bibliotekpersonalets arbeid.
I tillegg identifiserte man et annet område med forbedringspotensial som også ville lette arbeidet for bibliotekpersonalet: kommunikasjonen mellom biblioteket og lånerne. Tradisjonelt har bibliotekene i Kalmar-området brukt e-post, som ikke alltid når alle, men noen annen kommunikasjonsløsning har de tidligere ikke hatt.
Løsningen
Etter å ha vært stengt én uke var Quria implementert, og Kalmar bybibliotek var klart til å åpne. Resultatet har vært svært positivt.
«Dette er et veldig viktig system siden det er knyttet til mange av våre arbeidsprosesser. Det var vanskelig å vite på forhånd hvordan alt skulle fungere, men nå har vi fått til en god struktur og jobber effektivt med det nye systemet», sier Linda Sohlberg, biblioteksjef ved Kalmar bybibliotek.
Quria har gjort det enklere for bibliotekpersonalet å holde seg oppdatert på hva som skjer, spesielt rundt arrangementer. Informasjonen vises tydeligere, noe som gjør at de har bedre oversikt over den daglige driften. For lånerne er det fortsatt enkelt å søke etter bøker og gjøre reservasjoner, noe brukerne verdsetter.
En tydelig fordel som Kalmar bybibliotek har opplevd ved å arbeide i et skybasert system, er at det forenkler kommunikasjonen når noe ikke fungerer som det skal. Det blir lettere å identifisere om problemet ligger hos brukeren, for eksempel i nettleseren, eller om det er noe som må løses av leverandøren. Tidligere, med lokalt installerte systemer, fantes det mange potensielle feilkilder, ulike versjoner og spesialtilpasninger, noe som ofte gjorde feilsøking og support vanskelig. Med en skybasert løsning blir det også enklere for leverandøren å vedlikeholde og videreutvikle systemet, siden det finnes et felles test- og produksjonsmiljø. Det frigjør ressurser som kan brukes til å forbedre funksjonalitet og brukeropplevelse, i stedet for å håndtere vedlikehold av eldre, lokale installasjoner.
En annen endring er det innebygde saksbehandlingssystemet (Quria Case Management, red. anm.) som gjør at bibliotekpersonalet kan kommunisere internt direkte i Quria og ha en god intern dialog i stedet for å bruke e-post. Linda;
Når vi får et spørsmål som gjelder for eksempel vår mediepolicy, og jeg svarer på det i saksbehandlingssystemet, kan alle se svaret mitt. Det gjør at vi lærer sammen og bygger kunnskap i organisasjonen, i motsetning til e-post som lett forsvinner i innboksen og ikke når alle
I tillegg til at biblioteksystemet har ført til positive endringer, understreker både Christoffer og Linda at implementeringsprosessen og overgangen til Quria har vært svært vellykket. De mener at en av flere suksessfaktorer er at det ble satt av tid og at prosjektet ble tatt på alvor. De riktige personene med de riktige ferdighetene, klare ansvarsområder og støtte fra sine organisasjoner var involvert i prosjektet.
«Vi investerte virkelig i å få det til å fungere. Vi hentet inn mange vikarer, både enkeltpersoner og hele grupper, og stengte til og med biblioteket i en periode for å kunne teste systemet ordentlig og lære oss opp samtidig. Vi tok systemendringen på alvor, og jeg tror det er en viktig suksessfaktor», sier Linda.
Vi tok systemendringen på alvor, og jeg tror det er en viktig suksessfaktor
Ikke alle kommuner i fylket har implementert Quria ennå, noe som betyr at det forventes flere installasjoner i fremtiden. I dette arbeidet fungerer Kalmar bybibliotek som støtte for andre kommuner som står overfor den samme prosessen. I tillegg er digital signering ennå ikke innført i Kalmar, men det er planlagt å implementere dette i løpet av høsten.
«Det er også viktig å fremheve hvor utrolig bra dette prosjektet har gått og hvor fornøyde vi er med Quria som system. Selvfølgelig er det områder vi gjerne skulle sett forbedret, men det er noe vi ønsker å bidra til i den videre utviklingen. Totalt sett er dette et godt eksempel på et prosjekt som virkelig har lykkes», sier Linda og fortsetter:
Men her ser vi et prosjekt som har fungert eksemplarisk og suverent gjennom hele prosessen.
Oppsummering
Kalmar kommunes reise med Quria og Quria Case Management viser hvordan et gjennomtenkt systembytte kan skape reell endring i bibliotekvirksomheten. Ved å velge en skybasert løsning har Kalmar kommune fått tilgang til et moderne og brukervennlig system som forenkler det daglige arbeidet for personalet. Innføringen av Quria Case Management har dessuten ført til en mer transparent og effektiv kommunikasjon mellom medarbeidere, noe som igjen har styrket samarbeidet og fremmet kunnskapsutvekslingen.
Den positive utviklingen er ikke bare et resultat av teknologien – Kalmar kommunes suksess bygger også på en strukturert arbeidsmetode, tydelig ansvarsfordeling og en målrettet satsing på opplæring. Sammen viser disse faktorene hvordan riktige forberedelser, kombinert med riktig digital løsning, kan føre til et vellykket og bærekraftig resultat.
