De fleste som utvikler en kravspesifikasjon for nytt biblioteksystem, beskriver det de allerede har i dag. De beskriver krav om Marc21, om Fjernlån, om integrasjoner mot Bibbi-data, om innkjøp og automatisk oppgradering av poster, om web-grensesnitt og alle de standard tjenester som publikum selv skal kunne utføre.
Men det er jo ikke nytt. Det er det samme som du allerede har.
Tenk nytt
Skal du tenke nytt, så tenk inn i fremtiden. Tenk nytteverdi, brukeropplevelser og brukerstyrt innhold. Hvordan vil biblioteket ditt se ut om 2, 5 eller 10 år? Hvilke tjenester skal du tilby dine brukere i fremtiden? Hvilke tjenester vil brukerne kreve av biblioteket?
Vi lever i en tid der verden stadig kommer nærmere, internasjonalt samarbeid, innkjøp fra utlandet, lån over landegrensene blir mer og mer aktuelt. Hvordan katalogiserer du noe som er kjøpt fra Amazon eller en utenlandsk bokhandel eller forlag?
Å ha del i en plattform som utvikles sammen med kunder i mange land gir trygghet. Flere internasjonale trender fanges opp. Flere deltar i det store spleiselaget det er å videreutvikle en tjenesteplattform. Kanskje dette er noe som skal vektlegges?
Rundt om i bibliotekene har de tradisjonelle arbeidsoppgavene som lånerhåndtering og transaksjoner blitt automatisert. Tiden brukes like mye på å skape møteplasser og bedrive samfunnsbygging. Denne endringen må også biblioteksystemene klare å møte. Systemenes viktigste oppgave blir i framtida å skape og formidle informasjon og inspirasjon. Tilpasset hver og en av oss i størst mulig grad. Dette krever nye måter å tenke på.
Et tradisjonelt biblioteksystem logger transaksjoner. En moderne bibliotekplattform bygger relasjoner.
Arrangementer
Vi ser allerede i dag at en stor del av et biblioteks virksomhet dreier seg om arrangementer, enten det er fysiske arrangementer på biblioteket, eller digitale arrangementer. Ta det med i din kravspesifikasjon. Hvordan vil du at biblioteksystemet skal hjelpe deg med å organisere, publisere og gjennomføre arrangementer? Har du behov for å organisere påmeldinger? Hvordan kontakter du alle påmeldte hvis det skjer en endring i programmet?
Ny teknologi
Alle har hørt om RDA, Resource Description and Access, men vet du egentlig hva det er? Sett deg inn i det. Det er en ny internasjonal måte å katalogisere på og et steg i retning av Bibframe. Finn ut hva det betyr for deg, og hvis du synes det er viktig så tar du det med i kravspesifikasjonen.
Alle har også hørt om FRBR, Functional Requirements for Bibliographic Records, eller WEMI. FRBR utrykt ved hjelp av Work, Expression, Manifestation and Item. Hva betyr det for deg og ditt bibliotek? Er det viktig hvordan en treffliste ser ut og fungerer? Har du behov for å se de ulike formatene og utgavene av en tittel? Kan du katalogisere alt? Et moderne verktøy er utviklet etter prinsippet «Digital First», nettopp for å kunne håndtere flere formater, flere medier, alt fra bøker til ski, sykler, klær eller hva det måtte være.
Søkeverktøy
Hva med fasetterte søk, hvordan skal de fungere? Hvor skal de vises, hvordan skal de sortere og på hvilken måte hjelper de deg med å finne det du søker? Fasetterte søk har vært vanlig i en årrekke, ikke bare i biblioteksammenheng, men på alle steder der man søker og får en treffliste. Hvordan fungerer de egentlig? Er de sortert i en logisk rekkefølge? Er fuzzy-søk viktig for deg? Da slipper du å tenke på korrekt stavemåte. Du får hjelp av programmet.
Digital tilgjengelighet
Nå skal alle ha alt på web. Hvorfor er det viktig? Er det tilgjengelighet over alt? Er det tilgjengelighet fra ulike plattformer og enheter? Er det for å kunne drive oppsøkende bibliotektjeneste? Kanskje du har tenkt å fjerne skranken i biblioteket, og la bibliotekarene heller vandre rundt med et nettbrett eller en smarttelefon. Da er Web-grensesnitt særdeles viktig, da er hele biblioteksystemet tilgjengelig over alt.
Mange ønsker å bygge sine egne applikasjoner som skal fungere sammen med et biblioteksystem. Derfor kan det hende du bør se etter en tjenesteplattform, mer enn et biblioteksystem. Er dette viktig for deg? Ønsker du disse mulighetene i dag, eller ser du et behov i fremtiden? Har du mange lånere med ulik språkbakgrunn? Finnes publikumsgrensesnittet tilgjengelig på flere språk? Er det «klart språk» som kan leses av en skjermleser? Har du behov for nynorsk språkdrakt?
Relasjonsbygging
Hvordan ønsker du å kommunisere med dine lånere? Har du behov for å la dine lånere melde seg inn i ulike interessegrupper? Har biblioteket organisert forskjellige lesesirkler som du trenger å holde orden på, og som du må kunne kontakte via SMS, epost eller brev?
Hvordan ønsker du å sende ut nyhetsbrev? Ønsker du å kunne segmentere på, og tilpasse innholdet til ulike lånegrupper? Ulike aldersgrupper? Ulike geografiske områder? Ønsker du at dine lånere skal kunne registrere seg som medlemmer av ulike interessegrupper? Interessegrupper som biblioteket selv kan opprette?
Kommunikasjon blir stadig viktigere. Skal man bygge relasjoner må man ha en plattform som støtter dette.
Lenkede data
Så er det dette med lenkede data. Hvorfor er det viktig? Lenkede data er viktig av flere årsaker, men først og fremst følgende: Bedre søkemuligheter og lenkemuligheter i din egen database. Bedre publikumstjenester ved lenking til eksterne databaser. Noe som igjen øker bruken av bibliotekets tjenester, og her kommer vi til det kanskje aller viktigste: Tilfang av nye brukere. En lenke ut er også en lenke inn. Lenker du opp mot en ekstern tjeneste virker lenken begge veier.
Vurdering og vekting
Når så alle de funksjonelle og teknologiske kravene er på plass er det viktig å prioritere og vekte kravene. Alle krav er ikke like viktige. Noen krav er SKAL-krav. De må uansett oppfylles av alle leverandører, andre krav er BØR-krav. Her gis det poeng etter hvordan de ulike leverandørene svarer. Men alle BØR-krav er som sagt ikke like viktige. Derfor bør det være en vekting, der god oppfyllelse av viktige krav gir høyere poeng enn mindre viktige krav.
La oss ta et eksempel:
- Som låner bør man kunne låne og innlevere medier på egenhånd i biblioteket.
- Som låner bør man kunne bestemme reservasjonsperiode.
Er disse to kravene like viktige? Skal det ene kravet tillegges mer vekt enn det andre? Hva er viktigst for biblioteket, og hva er viktigst for låneren? Benytt en poengskala, for eksempel kan et veldig viktig bør-krav gi 10 poeng, mens et mindre viktig gi 2 poeng.
Så er det selvsagt et spørsmål om hvordan man skal vurdere pris i forhold til funksjonalitet. Hva er viktigst for biblioteket? Å få det rimeligste systemet, eller å få det beste systemet? Er pris og funksjonalitet alt som skal telle? Bør leverandørens holdninger og service vurderes?
Avslutningsvis
Å utvikle en kravspesifikasjon tar tid og krever arbeid. De aller fleste biblioteksystemer oppfyller de kravene som finnes til dagens systemer. Derfor bør man heller fokusere på de funksjonene man ikke har, og bruke tid og krefter på det. Da får man en plattform man kan jobbe videre med i mange år fremover. Lykke til.
