Den 5. mars 2020 tok Bibliothek Zug i bruk den skybaserte bibliotektjenesteplattformen Quria og bibliotekportalen Arena fra Axiell – som første sveitsiske bibliotek og som ett av de første i verden. Lanseringen skjedde etter omfattende evaluering og intense forberedelser med utførlig testing av de overførte dataene og funksjonene. Selv noen uker etter overgangen er det fortsatt enkelte ting som må rettes opp i, men én ting er sikkert: Beslutningen om å gå over til Quria/Arena var riktig og innsatsen var verdt det.
Utgangspunkt
Utskiftning av sitt biblioteksystem var noe Bibliothek Zug hadde jobbet med i flere år. Det forrige biblioteksystemet, BIBDIA, hadde vært i bruk siden 1986, og var som det tilknyttede Web-OPAC-systemet i ferd med å bli utdatert. Utskiftning av denne programvaren var et av de første store prosjektene direktør Pia Rutishausen tok fatt på etter at hun gikk inn i direktørstillingen mot slutten av 2015.
Som mange biblioteker vet av erfaring er en slik utskiftning en kompleks prosess som krever nøye planlegging og en god del utholdenhet. Det nye biblioteksystemet bør ikke bare kunne håndtere medier og kundedata, men også fungere pålitelig, være enkelt for de ansatte å bruke og samtidig inspirere kundene med et tiltalende utseende og brukervennlige funksjoner – ikke bare i dag og i morgen, men i de neste ti årene – minst!
Planleggingsperioden ga Bibliothek Zug nok tid til å bli kjent med de aktuelle produktene og utveksle informasjon med andre biblioteker. Flere kolleger i Sveits befant seg i samme situasjon, så man fikk anledning til å organisere felles produktpresentasjoner, og behovene kunne diskuteres blant de ansatte og med leverandørene. Som et bibliotek for byen og kantonen, er ikke Bibliothek Zug bare det offentlige biblioteket i byen Zug, men oppbevarer også kantonens samlinger, noe som krever helt andre og ofte mer komplekse løsninger fra bibliotekprogramvaren. Ikke overraskende ble det snart tydelig at markedet for de relevante produktene var relativt oversiktlig og at en løsning som kunne dekke alle kravene ikke var tilgjengelig, men at flere interessante systemer kunne vurderes.
Evaluering og valg av system
Det offisielle prosjektet for evaluering og valg av et nytt biblioteksystem startet i september 2017 med en workshop, der ansatte hos Bibliothek Zug definerte kravene til det fremtidige biblioteksystemet sammen med to eksterne eksperter. Som et resultat av dette ble et spesifikasjonsark og en kravkatalog samt andre nødvendige dokumenter for anbudet laget sammen med IT-avdelingen i byen Zug. Av hensyn til de budsjetterte prosjektkostnadene ble anbudsinvitasjonen kun sendt ut til fem ulike leverandører. Tre av disse selskapene sendte et tilbud til biblioteket og ble invitert til Zug for å holde produktpresentasjoner.
Samtidig ble andre biblioteker som allerede brukte de tilbudte systemene besøkt. To ganger på stedet med sveitsiske kolleger, mens referansen for Axiell Quria gikk via Skype-møte, ettersom denne programvaren først ble tatt i bruk i Drammen våren 2018.
Etter presentasjonene og diskusjonene med kolleger, var den siste oppgaven å sammenligne produktene og ta en endelig avgjørelse. Dette var enklere sagt enn gjort, siden alle systemene hadde forskjellige styrker og svakheter. Kombinasjonen av to Axiell-produkter, Quria og Arena, var litt dyrere enn konkurrentene, men det gav også mye mer enn hva man tradisjonelt forventer seg av et biblioteksystem: Et fullstendig sky- og nettleserbasert biblioteksystem på biblioteksiden og en nettkatalog integrert i et CMS på kundesiden, hvilket gjør et ekstra nettsted i tillegg til onlinekatalogen overflødig.
Axiells produkter virket på flere nivåer å være bedre tilpasset fremtidens bibliotek enn konkurrentenes, med FRBR-struktur, full RDA-støtte av katalogdata, administrasjon av arrangementer i biblioteksystemet og den tydelige og responsive utformingen av bibliotekportalen Arena. Som et resultat av dette fikk den flere poeng i evalueringen av produktene, hvilket mer enn kompenserte for den litt høyere prisen. IT-avdelingen i Zug foretrakk også en skybasert løsning, og etter at serverplasseringene i EU hadde blitt godkjent av personvernombudet i kantonen, ble beslutningen tatt: Bibliothek Zug skal fremover jobbe med Quria og Arena fra Axiell.
Prosjektfremdrift og implementering
I den første fasen av prosjektet var det opprinnelig planlagt å ta Arena-brukergrensesnittet i bruk sammen med det eksisterende biblioteksystemet BIBDIA, og deretter erstatte BIBDIA med Quria «i bakgrunnen». Derfor ble underprosjektet Arena satt i gang i september 2018, og mot slutten av året skulle underprosjektet Quria settes i gang med en kick-off i Zug. På disse møtene ble kravene til Bibliothek Zug fra anbudsinnhentingen diskutert igjen, og konkretisert eller tilpasset der nødvendig. De følgende månedene gikk nesten hele prosjektet i stå, hovedsakelig på grunn av personalomstendigheter på begge sider. Heldigvis kunne dette løses raskt, og sommeren 2019 ble den planlagte driftsettelsen av Arena med BIBDIA startet.
Om høsten ble det imidlertid tydelig at denne kombinasjonen ikke fungerte på en måte som kunne oppfylle kvalitetskravene til Bibliothek Zug, selv etter flere ukers testing og finjusteringer. Årsaken til det var at ikke alle de bibliografiske katalogdataene som var registrert i henhold til bibliotekets egne husregler kunne vises fullstendig i Arena i UNIMARC-format, og søket produserte da ufullstendige trefflister. Utgiftene forbundet med en kombinasjon av BIBDIA/Arena begynte dermed å øke i en slik grad at det ikke lenger kunne rettferdiggjøres. Løsningen skulle uansett bare brukes i noen måneder. Derfor bestemte man seg i november for å fremskynde overgangen fra BIBDIA til Quria i stedet og bare ta Arena i bruk sammen med det nye biblioteksystemet.
Beslutningen krevde restrukturering og ny planlegging av prosjektet, men viste seg å være den rette beslutningen. Under kompetent prosjektledelse av Mathias Lööv fra Axiell Sweden ble det i løpet av kort tid lagt frem en ny prosjektplan som ble nøye fulgt opp. I desember 2019 ble den første testmigrasjonen av Zug-data foretatt, og i februar 2020 fulgte en testmigrasjon nummer to. I tillegg arrangerte Axiell et fem dagers kurs hos Bibliothek Zug i januar. Kommunikasjonen mellom Axiell og Bibliothek Zug, som for det meste foregikk på Skype eller Microsoft Teams, krevde litt innkjøring i starten, men fungerte veldig godt utover i prosjektet og ble snart en del av prosjektteamets vanlige arbeidsdag.
Sett bort i fra det å koble til Bibliotechas RFID-enheter, var migrasjonen av katalogdata den største utfordringen. UNIMARK-dataene måtte konverteres fra BIBDIA til FRBR-strukturen til Quria, og i noen tilfeller måtte andre felt fylles ut enn i originalformatet. FRBR ble brukt til å føre sammen forskjellige versjoner (f.eks. bok, lydbok, film, e-bok og digital lydbok) av det samme verket, noe som gir fordeler for de ansatte og kundene, som raskt kan finne forskjellige formater (uttrykksstyper) av et verk i Arena.
Heldigvis foregikk den første testmigrasjonen i desember, slik at den «nye» datastrukturen kunne testes av teamet på Bibliothek Zug. De fleste tilbakemeldingene var allerede med i den andre testmigrasjonen i februar, og innen migrasjonen var fullført hadde de fleste av feilene fra desember blitt korrigert. Selv om den omfattende testingen av dataene var tidkrevende, lønnet det seg og anbefales for bibliotek i lignende situasjoner. Det oppdages fortsatt nye uregelmessigheter. Den etterfølgende datarensingen kommer altså til å fortsette, men problemene blir færre og gjelder i økende grad bare detaljer.
Endre ledelses- og teamdeltakelse
Slike systemutskiftninger krever alltid endringsprosjekter, og derfor var involvering av hele bibliotekteamet en viktig faktor i prosjektet.
Heldigvis var det mye støtte fra de ansatte fra starten av og nytten av et nytt system ble knapt trukket i tvil. Prosjektteamet besto av ansatte fra ulike aktivitetsområder, og resten av teamet ble også regelmessig oppdatert om fremdrift og videre planlegging. Denne kommunikasjonen og testfasen før systemet ble tatt i bruk ga alle de ansatte muligheten til å gjøre seg kjent med Quria og Arena og komme med tilbakemeldinger, selv før overgangen.
Siste forberedelser og lanseringen
I midten av februar kom nyheten alle de involverte hadde sett fram mot: Det ville ikke bli noe problem å møte den planlagte lanseringsdatoen 5. mars. På grunn av den tidkrevende migrasjonen av katalogdata kunne ikke nye medier registreres eller eksisterende data endres fra 20. februar og utover, og 29. februar kl. 16.00 ble BIBDIA-æraen i Zug endelig avsluttet: Biblioteket lukket dørene frem til 4. mars for systemovergang og Web OPAC ble slått av. På mandagen startet denne fasen med migrasjon av gjenværende data, det ble gjennomført kursing og testing bak lukkede dører på biblioteket mens det konfigurert og satt opp. Samtidig var teamet fra Axiell til stede for å koble til utstyr og hele RFID-infrastrukturen.
Onsdag kveld var ikke alt 100 % på plass, men teamet og infrastrukturen var for det meste klare. Nå ventet alle spent på åpningsdagen og 5. mars kl. 9 hadde tiden endelig kommet: Gjenåpning av biblioteket med Quria og Arena. Kollegene ved skranken betjente de første kundene med det nye biblioteksystemet, mens en annen del av teamet jobbet i bakgrunnen sammen med Axiell og ansatte i byens IT-avdeling. Da de siste Axiell-medarbeiderne til slutt reiste tilbake til Sverige og Tyskland på fredag kveld, var de fleste akutte problemer løst og de involverte var fornøyde med migrasjonen og lettet over den vellykkede starten.
Konklusjon
Mer enn to måneder etter lanseringen er prosjektet ikke helt ferdigstilt ennå: Det er normalt med oppfølgingsarbeid i noe tid etter slike store utskiftninger – Data må ryddes opp, kundespørsmål om den nye nettkatalogen må besvares og en rekke ekstrafunksjoner må implementeres. Etter en ikke alltid enkel start gikk prosjektet sin gang og for bibliotekteamet er det klart at overgangen fra BIBDIA til Quria og Arena var den rette avgjørelsen. Selv i den turbulente koronatiden med det det innebar av nedstengning, kortsiktig igangsetting av leveringstjenester og utallige justeringer i konfigurasjon, sto biblioteksystemet på som bare det og var i stand til å imøtegå uforutsette utfordringer, ikke minst takket være enestående støtte fra Axiell. Det aktive samarbeidet til hele bibliotekteamet var særlig viktig, både i prosjektet og i månedene etter lanseringen.
For Bibliothek Zug har det vist seg at nøye og langsiktig planlegging, involvering av hele teamet samt omfattende testing og opplæring er de viktigste faktorene for en vellykket systemendring. Støtten fra IT-avdelingen i Zug var uvurderlig i dette storskalaprosjektet. De kom med kunnskap om mange viktig aspekter i anbudsprosessen, men også rundt databeskyttelse. Bibliotekledelsen har vist mot ved å bestemme seg for et ungt system som bare brukes av noen få biblioteker, men risikoen har betalt seg – med Quria og Arena er Bibliothek Zug klar for fremtiden.
Susanne Manz.
Leder for avdelingen for interne tjenester og prosjekter på Bibliothek Zug og ansvarlig som prosjektleder for evalueringen av et nytt biblioteksystem og det etterfølgende migrasjonsprosjektet.
Kontaktinfo: susanne.manz@stadtzug.ch
