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Frage und Antwort mit Matt Lawrence, Produktmanager bei Axiell Flow

Wir freuen uns über die große Resonanz, die Axiell Flow seit seiner Einführung Ende letzten Jahres erfahren hat. Dieses bahnbrechende Produkt ist ein Schritt nach vorn für den Kultursektor. Sie können mehr über den strategischen Wert des Produkts in der Axiell Flow-Pressemitteilung lesen.

Matt Lawrence, Produktmanager

Aber wie verändert dieses Produkt das tägliche Leben unserer Nutzer?

Um mehr über diese transformative Lösung zu erfahren, habe ich mich (virtuell) mit dem Produktmanager von Axiell Flow, Matt Lawrence, zusammengesetzt. Hier ist, was er zu sagen hatte.

Geben Sie mir bitte einen Überblick über Axiell Flow.

Axiell Flow ist ein Cloud-basiertes Workflow-Add-on-Produkt für Axiell Collections oder EMu.

Es erweitert Ihr Sammlungsmanagementsystem (CMS) um aufgabenbasierte Workflow-Funktionen, um die Prozesse innerhalb Ihrer Institution zu optimieren. Dies kann Aktivitäten wie den Eingang oder Ausgang von Objekten, Bewegungen, Zustandsprüfungen und vieles mehr umfassen. Ziel des Produkts ist es, Ihre internen Prozesse zu rationalisieren, die Effizienz zu steigern und gleichzeitig die Datenintegrität zu gewährleisten.

Wie funktioniert Axiell Flow?

Axiell Flow nutzt eine BPMN-Engine, die für Business Process Model and Notation steht, um Workflows zu definieren, die mit CMS-Daten ausgeführt werden können. Die Workflows werden für Ihre individuellen internen Prozesse erstellt. Ein Workflow kann dann immer wieder verwendet werden, um einen internen Prozess auszuführen. Einmal aktiviert, wird ein Workflow zu einer Axiell Flow Aktivität.

 

Jede Aktivität besteht aus einzelnen Aufgaben, die von einem Endnutzer oder einem Mitglied des Teams ausgeführt werden.

 

Jede dieser Aufgaben wird von einem Formular begleitet, das es dem Benutzer ermöglicht, Informationen auszufüllen, die schließlich im Sammlungsmanagementsystem gespeichert werden.

 

Ein End-to-End-Workflow könnte beispielsweise bei allen Aufgaben helfen, die zur Durchführung einer Zustandsprüfung erforderlich sind.

Erzählen Sie mir mehr darüber, was Sie mit Axiell Flow machen können.

Axiell Flow ist ein sehr anpassbares und konfigurierbares System. Es ermöglicht Ihnen, maßgeschneiderte, einrichtungsspezifische Workflows zu entwerfen und zu erstellen. Die Arbeitsabläufe können auf Standards basieren, um sicherzustellen, dass die gesamte Arbeit in der Einrichtung konform ist.

 

Jeder Prozess in Axiell Flow ist in das CMS integriert. Jedes Formular kann mit Feldern, Datenbanken oder Modulen verknüpft werden, so dass die Benutzer Informationen in Echtzeit aus dem CMS lesen und schreiben können. Da dies live geschieht, speichert Axiell Flow keine Kopien der Daten, sondern liest und schreibt die Informationen direkt aus der Datenbank des Collection Management Systems, so dass die Informationen immer auf dem neuesten Stand sind.

 

Trägt Axiell Flow dazu bei, das CMS für mehr Mitwirkende zu öffnen?

Möglicherweise gibt es in Ihrer Einrichtung Nutzer, die keinen Zugang zu Ihrem CMS haben, sei es aufgrund ihrer Rolle oder wegen der damit verbundenen Schulung.

 

Axiell Flow bietet eine einfache und leicht zu bedienende Schnittstelle, die es mehr Menschen ermöglicht, mit dem CMS zu interagieren. So kann zum Beispiel ein gelegentlicher Freiwilliger über ein Axiell Flow-Formular Daten zum CMS hinzufügen, ohne sich jemals bei Axiell Collections oder EMu anmelden zu müssen.

 

Wir versuchen, komplexe Eingabemasken durch vereinfachte Formulare und Workflows zu ersetzen, die zwischen Rollen oder Abteilungen weitergegeben werden können und es mehr Menschen ermöglichen, tagtäglich mit dem System zu arbeiten.

 

Was sind die Vorteile von Axiell Flow?

Der erste ist die Effizienz und Produktivität der Mitarbeiter. Axiell Flow verfolgt den Status von Aktivitäten und Aufgaben. Es hat die Kontrolle darüber, wann Aufgaben anfallen und wer für die einzelnen Aufgaben verantwortlich ist.

 

So können die Mitarbeiter ihre Zeit und Energie auf die einzelnen Aufgaben konzentrieren, während das System die Aufgabe übernimmt, den Status des Workflows festzuhalten.

 

Dies trägt dazu bei, Konsistenz zu gewährleisten und menschliche Fehler zu reduzieren. Die Formulare in Axiell Flow können mit Pflichtfeldern und Dateneingabebeschränkungen konfiguriert werden, so dass Sie das Format von Daten oder anderen Informationen genau festlegen können. Auf diese Weise wird sichergestellt, dass die in das CMS eingegebenen Daten von guter Qualität sind und dass keine Aufgaben und Felder übersprungen werden.

Und einer der größten Vorteile ist die Verbesserung der abteilungsübergreifenden Arbeit. Sie können Aktivitäten und Aufgaben erstellen, die Arbeit von einer Abteilung in die andere übertragen.

 

Wenn Sie beispielsweise eine Digitalisierungsanfrage durchführen, kann die Aktivität von der ursprünglichen Anfrage über die Aufgabenwarteschlange des Transportteams bis hin zur Aufgabenwarteschlange der Reproduktionsabteilung reichen. In diesem Szenario wird die Übergabe der Verantwortung von Axiell Flow übernommen.

Was sind die Vorteile der Cloud-basierten Technologie?

Die in der Cloud gehostete Infrastruktur von Axiell Flow bietet erhebliche Vorteile. Bei Cloud-Produkten sind keine Upgrades erforderlich. Axiell pflegt eine aktuelle Produktversion und alle Kunden verwenden dieselbe Version des Produkts.

 

Außerdem benötigt die Cloud-Software keine Hardware, da sie vollständig von Axiell gehostet wird. Das bedeutet Kosteneinsparungen, da Sie keine Zeit für die Beschaffung von Hardware und Personal für IT-Abteilungen aufwenden müssen.

Flexibilität und Mobilität sind weitere Vorteile. Cloud-Produkte bieten mehr Funktionen auf Abruf.

Wenn Sie zum Beispiel einen Anstieg der Nutzung verzeichnen, wird das System diese Nachfrage erfüllen und entsprechend skalieren. Und natürlich gibt Ihnen das Cloud-Hosting die Möglichkeit, Axiell Flow auch dann zu nutzen, wenn Sie nicht an Ihrem Arbeitsplatz sind.

 

Axiell Flow in der Zusammenfassung:

Axiell Flow ist ein browserbasiertes, cloudbasiertes Produkt, das sich in Ihr Sammlungsmanagementsystem integrieren lässt. Es ermöglicht Ihnen die Durchführung von Aktivitäten, die für die Verwaltung Ihrer Sammlung wichtig sind, durch individuell erstellte Workflows, Aufgaben und Formulare.

 

Optimieren Sie Ihre internen Prozesse, steigern Sie die Effizienz und sorgen Sie für konsistente Daten mit Axiell Flow. Sprechen Sie mit uns, um mehr zu erfahren.

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