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Axiell Collections FAQ

Informations générales
Qu'est-ce qu'Axiell Collections?

Axiell Collections est un logiciel de gestion des collections basé sur le Web auquel vous pouvez accéder via un navigateur.

Quels types d'organisations utilisent Axiell Collections ?

Une grande variété d’institutions utilisent  Axiell Collections, notamment des musées, des archives, des instituts cinématographiques, des galeries, des sites patrimoniaux, des archives d’entreprises, des universités, des institutions religieuses, des écoles et des collectionneurs privés. Toute personne qui gère une collection d’importance historique, culturelle ou scientifique peut bénéficier d’Axiell Collections

 

Nous proposons différentes formules adaptées aux petites institutions et nous avons l’habitude de travailler avec certains des clients les plus importants et les plus complexes du monde.

Quelles sont les normes auxquelles Axiell Collections répond ?

 

SPECTRUM Spectrum est la norme du UK Collections Trust qui est également utilisée dans le monde entier. SPECTRUM est reconnu au niveau international comme la norme industrielle pour la gestion des collections dans les musées. SPECTRUM a été initialement développé en partenariat avec plus de 100 professionnels des musées, dont Axiell (par le biais de sociétés acquises telles qu’Adlib Information Systems).

 

ISAD(G) ISAD(G) (General International Standard Archival Description) fournit des conseils généraux pour la préparation des descriptions archivistiques. Elle doit être utilisée en conjonction avec les normes nationales existantes ou comme base pour l’élaboration de normes nationales.

 

ISAAR(CPF) ISAAR(CPF) (International Standard Archival Authority Record for Corporate Bodies, Persons, and Families) fournit des conseils pour la préparation des notices d’autorité archivistique qui fournissent des descriptions des entités (personnes morales, personnes et familles) associées à la création et à la maintenance des archives.

 

EAD EAD (Encoded Archival Description) est une norme pour l’encodage des instruments de recherche archivistiques utilisant le langage de balisage extensible (XML). La norme est gérée par le Network Development and MARC Standards Office de la Library of Congress (LC) en partenariat avec la Society of American Archivists.

 

DACS Description des archives : Une norme de contenu est une norme utilisée pour décrire les documents d’une archive.

 

MAD Manuel de description des archives.

 

EAC-CPF Encoded Archival Context – Corporate bodies, Persons and Families (EAC-CPF) est une norme XML pour l’encodage des informations concernant les créateurs de documents d’archives — c’est-à-dire une personne morale, une personne ou une famille — y compris leurs relations avec (a) les ressources (livres, collections, papiers, etc.) et (b) d’autres personnes morales, personnes et familles.

 

AACR2 AACR2 (Anglo-American Cataloguing Rules), deuxième édition. Elle est publiée conjointement par l’American Library Association, la Canadian Library Association et le Chartered Institute of Library and Information Professionals (au Royaume-Uni). Les RCAA2 sont conçues pour être utilisées dans la construction de catalogues et d’autres listes dans les bibliothèques générales de toutes tailles. Les règles couvrent la description et la mise à disposition de points d’accès pour tous les documents de bibliothèque couramment collectés à l’heure actuelle.

 

ISBD L’ISBD (International Standard Bibliographic Description) est un ensemble de règles produites par la Fédération internationale des associations de bibliothécaires et d’institutions (IFLA) pour décrire un large éventail de documents de bibliothèque dans le contexte d’un catalogue. L’édition consolidée de l’ISBD a été publiée en 2007. Elle a remplacé les ISBD distincts publiés précédemment pour les monographies, les publications monographiques plus anciennes, les documents cartographiques, les publications en série et autres ressources continues, les ressources électroniques, les documents non-livres et la musique imprimée. Le groupe de révision des ISBD de l’IFLA est responsable de la mise à jour des ISBD.

 

RDA RDA (Resource Description and Access) est une norme pour le catalogage descriptif, qui fournit des instructions et des directives sur la formulation des données bibliographiques. Destinée aux bibliothèques et autres organisations culturelles telles que les musées et les archives, la RDA est le successeur des Règles de catalogage anglo-américaines (AACR2).

 

EN 15907 Identification des films – Amélioration de l’interopérabilité des métadonnées – Ensembles d’éléments et structures. La norme EN 15907 définit un ensemble de métadonnées pour la description complète des œuvres cinématographiques, y compris les différentes incarnations qu’elles peuvent prendre au cours de leur cycle de vie.

 

SRU Search/Retrieve via URL (SRU) est un protocole de recherche standard pour les requêtes de recherche sur Internet, utilisant le langage CQL (Common Query Language), une syntaxe de requête standard pour représenter les requêtes.

 

OAI-PMH L’infrastructure technique OAI-PMH, spécifiée dans le protocole OAI-PMH (Open Archives Initiative Protocol for Metadata Harvesting), définit un mécanisme permettant aux fournisseurs de données d’exposer leurs métadonnées. Ce protocole exige que les institutions individuelles mettent en correspondance leurs métadonnées avec le Dublin Core, un ensemble de métadonnées simple et commun à cette fin. D’autres normes de métadonnées peuvent également être utilisées, ainsi que des modèles de propriété.

 

Dublin Core / ISO 15836 Le schéma Dublin Core est un petit ensemble de termes de vocabulaire qui peuvent être utilisés pour décrire des ressources numériques (vidéo, images, pages web, etc.), ainsi que des ressources physiques telles que des livres ou des CD, et des objets comme des œuvres d’art.

 

LIDO Informations légères décrivant les objets. Schéma XML pour la contribution de contenu aux dépôts du patrimoine culturel. LIDO, spécifié comme XML Schema, est le résultat d’un effort conjoint des communautés CDWA Lite, museumdat, SPECTRUM et CIDOC CRM. Le schéma combine les schémas CDWA Lite et museumdat et est informé par SPECTRUM. Étant conforme au CIDOC-CRM, il vise à fournir des informations sur toutes sortes d’objets de musée pour la découverte de ressources.

 

CHIN Guide to Museum Standards Ministère du Patrimoine canadien – Réseau canadien d’information sur le patrimoine.

 

ISSN Un numéro de série international standard (ISSN) est un numéro de série à huit chiffres utilisé pour identifier de manière unique une publication en série, telle qu’un magazine. L’ISSN est particulièrement utile pour distinguer les publications en série ayant le même titre. L’ISSN est utilisé pour la commande, le catalogage, les prêts entre bibliothèques et d’autres pratiques en rapport avec les publications en série.

 

ISBN Le numéro international normalisé du livre (ISBN) est un identifiant commercial unique du livre.

Depuis le 1er janvier 2007, les ISBN sont composés de 13 chiffres, compatibles avec les EAN-13 de Bookland.

 

EXIF Le format de fichier image échangeable (Exif) est une spécification du format de fichier image utilisé par les appareils photo numériques. La spécification utilise les formats de fichier WAV JPEG, TIFF Rev. 6.0 et RIFF existants, avec l’ajout de balises de métadonnées spécifiques.

 

MARC XML MARC XML est un schéma XML basé sur les normes communes MARC21. Le MARCXML a été développé par la Bibliothèque du Congrès américain et adopté par elle et d’autres organismes comme moyen de partager facilement les informations bibliographiques et d’y accéder en réseau.

 

ISO 2788 Norme de gestion du thésaurus – ISO 2788 est une norme internationale ISO destinée à assurer une pratique cohérente au sein d’une même agence d’indexation ou entre différentes agences. Le titre officiel de la norme est « Directives pour l’établissement et le développement de thésaurus monolingues ».

 

ISO 10646 / UNICODE UNICODE – Le jeu de caractères universel (SCU) est défini par la norme internationale ISO/IEC 10646 comme un jeu de caractères sur lequel de nombreux codages sont basés. Il contient près de cent mille caractères abstraits, chacun étant identifié par un nom non ambigu et un nombre entier appelé son point de code.

 

Les caractères (lettres, chiffres, symboles, idéogrammes, logogrammes, etc.) des nombreuses langues, écritures et traditions du monde sont représentés dans le SCU par des points de code uniques. Le caractère inclusif de la NGC s’améliore constamment à mesure que des caractères provenant de systèmes d’écriture jusqu’alors non représentés sont ajoutés.

Adlib supporte le UTF-8.

 

ISO 8601 L’ISO 8601 est une norme internationale de représentation de la date et de l’heure publiée par l’Organisation internationale de normalisation (ISO). Plus précisément, la norme est intitulée « Éléments de données et formats d’échange – Échange d’informations – Représentation des dates et des heures ». La caractéristique de signature des représentations de la date et de l’heure de la norme ISO 8601 est l’ordre des valeurs de la date et de l’heure, de la plus significative à la moins significative ou, en termes simples, de la plus grande (l’année) à la plus petite (la seconde).

 

URI Un Uniform Resource Identifier (URI) est une chaîne de caractères qui identifie sans ambiguïté une ressource particulière. Pour garantir l’uniformité, tous les URI suivent un ensemble prédéfini de règles syntaxiques, mais conservent également une certaine extensibilité grâce à un système de dénomination hiérarchique défini séparément.

 

XML Le langage de balisage extensible (XML) est une spécification générale pour la création de langages de balisage personnalisés. Il est classé comme un langage extensible car il permet à ses utilisateurs de définir leurs propres éléments. Son objectif premier est de faciliter le partage de données structurées entre différents systèmes d’information, notamment via Internet, et il est utilisé à la fois pour encoder des documents et pour sérialiser des données.

 

XSLT XSLT (Extensible Stylesheet Language Transformations) est un langage permettant de transformer des documents XML en d’autres documents XML ou en d’autres formats tels que HTML.

 

CSV Le format de fichier « valeurs séparées par des virgules » (ou CSV ; également connu sous le nom de liste ou de variables séparées par des virgules) est un type de fichier qui stocke des données tabulaires. Ce format remonte aux débuts de l’informatique commerciale. C’est pourquoi les fichiers CSV sont courants sur toutes les plateformes informatiques.

 

ISO 15693 RFID – Icode

 

1D and 2D Barcodes standards De nombreuses normes de codes à barres sont prises en charge, telles que le Code 39, le Code 128, l’EAN 2, l’EAN 5, l’EAN 8, l’EAN 13, le PDF417, le code QR, le SPARQCode, le ShotCode.

 

PID Un identifiant permanent (PID) est une référence durable à un document, un fichier, une page web, un objet ou un enregistrement de métadonnées.

 

GUID / UUID Un identifiant unique universel (UUID) est un numéro de 128 bits utilisé pour identifier les informations dans les systèmes informatiques. On utilise également le terme d’identificateur unique mondial (GUID).

 

 

 

Les normes peuvent également être configurées sur demande, par exemple :

 

IPTC L’IPTC a défini un ensemble de propriétés des métadonnées qui peuvent être appliquées aux images.

 

XMP La plateforme XMP (Extensible Metadata Platform) d’Adobe est une norme de traitement et de stockage de métadonnées normalisées et propriétaires, créée par Adobe Systems Inc.

 

XMP standardise la définition, la création et le traitement des métadonnées extensibles. Le XMP sérialisé peut être intégré dans un nombre important de formats de fichiers populaires, sans nuire à leur lisibilité par des applications non compatibles avec le XMP. L’intégration des métadonnées (« la vérité est dans le fichier ») permet d’éviter de nombreux problèmes qui surviennent lorsque les métadonnées sont stockées séparément. Le format XMP est utilisé dans les applications de PDF, de photographie et d’édition de photos.

 

Australian Series System L’Australian Series System est un système de contrôle des archives ou de métadonnées, utilisé principalement pour décrire les documents sous la garde des institutions d’archives.

 

SKOS Le système SKOS (Simple Knowledge Organization System) est une famille de langages formels conçus pour la représentation de thésaurus, de systèmes de classification, de taxonomies, de systèmes de vedettes-matières ou de tout autre type de vocabulaire structuré contrôlé. SKOS est basé sur RDF et RDFS, et son objectif principal est de permettre la publication facile de vocabulaires structurés contrôlés pour le Web sémantique. SKOS est actuellement développé dans le cadre du W3C.

 

SIP2 SIP / SIP2 (Standard Interchange Protocol)

Un protocole permettant aux machines en libre-service de la bibliothèque d’échanger des données avec le système d’automatisation de la bibliothèque.

 

RDF Le Resource Description Framework (RDF) est une famille de spécifications du World Wide Web Consortium (W3C) conçues à l’origine comme un modèle de données de métadonnées. Il est aujourd’hui utilisé comme méthode générale de description conceptuelle ou de modélisation des informations mises en œuvre dans les ressources web, en utilisant une variété de notations syntaxiques et de formats de sérialisation des données.

 

 

Sur quels appareils Axiell Collections fonctionne-t-il ?

Axiell Collections fonctionne par le biais d’un navigateur web. Cela signifie qu’il peut être utilisé sur des appareils dotés d’un navigateur à jour et d’une connexion Internet – mais il est préférable de l’utiliser sur des ordinateurs de bureau et des ordinateurs portables.

Combien coûte Axiell Collections ?

Le coût varie en fonction d’un certain nombre de facteurs, notamment la fonctionnalité dont vous avez besoin, le nombre d’utilisateurs dont vous disposez et le service d’hébergement que vous choisissez. Vous pouvez consulter nos offres standard ici pour comprendre vos options et demander ensuite un devis pour un prix adapté.

Ai-je besoin d'un matériel ou d'un logiciel particulier pour faire fonctionner Axiell Collections ?

Vous pouvez trouver les exigences techniques pour Axiell Collections ici.

Sur quel système de gestion de base de données ("SGBD") Axiell Collections est-il basé ?

Axiell Collections utilise MS SQL Server.

Axiell Collections nous permettra-t-il de publier nos collections en ligne ?

Axiell Collections s’intègre à un produit appelé Axiell Internet Server qui vous permet de publier des collections directement depuis votre CMS vers votre site web. Vous pouvez également utiliser l’interface WebAPI ouverte pour publier sur votre site web si vous le préférez.

Il est également possible de récolter les données d’Axiell Collections en utilisant OAI-PMH.

Une institution peut-elle définir les domaines dans lesquels les utilisateurs d'Internet et d'Intranet effectuent des recherches ?

Oui, vous contrôlez les données qui sont publiées au public et au personnel.

Quels sont les autres produits Axiell qui s'intègrent aux collections Axiell ?

Outre Axiell Internet Server pour la publication des collections en ligne, Axiell Collections s’intègre également à Axiell Move, qui vous aide à gérer la localisation des objets à l’aide d’appareils portables, Axiell DAMS pour la gestion de vos ressources numériques. Pour la plupart des clients (sauf ceux des forfaits Basis et Cloud), Axiell Collections est également fourni avec un outil appelé Axiell Designer qui vous permet de personnaliser votre système si nécessaire.

Axiell Collections s'intégrera-t-il à d'autres logiciels ?

Axiell Collections possède une API ouverte, ce qui signifie qu’elle peut être développée pour s’intégrer à des logiciels tiers.

Installation et mise en route
Comment installer Axiell Collections ?

Nous installons Axiell Collections pour vous en fonction de vos besoins dans le cadre de votre mise en œuvre initiale.

Combien de temps prend une mise en œuvre typique d'Axiell Collections ?

Cela peut varier considérablement en fonction de vos besoins. Une simple installation peut prendre 1 à 2 jours, mais si vous avez besoin de beaucoup de développement personnalisé ou de migration de données, nous discuterons avec vous des délais adaptés à votre projet.

J'envisage de passer d'Adlib à une version supérieure - qu'est-ce que cela implique ?

Vous trouverez sur cette page de nombreuses informations sur ce à quoi il faut s’attendre lors de la mise à niveau d’Adlib vers Axiell Collections, notamment une vidéo de synthèse et une FAQ sur la mise à niveau.

Qu'est-ce qui peut être personnalisé ou configuré dans Axiell Collections et qui effectue le travail ?

Lors d’une première mise en œuvre, Axiell effectue généralement la personnalisation convenue pour vous. L’outil que nous utilisons pour cela est Axiell Designer et il est inclus dans le package (sauf Basis et Collections in the Cloud). Cela signifie que vous pouvez également effectuer des personnalisations vous-même après avoir été formé à Axiell Designer.

Avec Axiell Designer, vous pouvez pratiquement tout changer dans l’application : ajouter des champs, supprimer des champs, modifier les propriétés des champs, ajouter des bases de données/ensembles de données, configurer des formulaires de recherche, configurer des tâches, des procédures/scripts automatisés, saisir/modifier/afficher des formulaires/écrans, configurer des droits d’accès, des rapports et plus encore.

Quelle formation sera nécessaire pour apprendre à utiliser Axiell Collections ?

Nous recommandons toujours de suivre au moins 1 à 2 jours de formation initiale au système. Vous pouvez suivre ces sessions en ligne, dans votre établissement, ou vous pouvez vous inscrire à un cours dans d’autres établissements. Vous pouvez voir les formations disponibles ici.

Vous pouvez toujours vous inscrire à de nouveaux cours pour compléter vos compétences à tout moment.

En fonction de vos besoins, nous pouvons planifier une formation spécifique dans votre organisme, il vous suffit de nous en parler.

Comment et où est hébergé Axiell Collections ?

Nous vous recommandons d’héberger votre solution chez Axiell afin que nous puissions garantir le bon fonctionnement de votre logiciel. Notre service d’hébergement géré s’occupe de tous vos besoins en matière d’hébergement et d’infrastructure. Les logiciels sont généralement hébergés dans l’un de nos centres de données sécurisés aux États-Unis, aux Pays-Bas, en Nouvelle-Zélande ou en Suède. Nous pouvons parfois répondre à des exigences différentes en matière d’emplacement, au cas par cas.

Si votre institution a besoin de solutions sur place, nous pouvons répondre à cette demande. Nous prendrons également en compte les demandes si vous avez des exigences spécifiques pour le stockage de vos données dans une zone géographique donnée et nous les examinerons au cas par cas.

Comment puis-je faire entrer les données de mes collections existantes dans Axiell Collections ?

Dans un premier temps, il est préférable que nous effectuions une cartographie des données pour vous. Nous avons effectué des milliers de migrations de données à partir de toute une série d’autres systèmes CMS, ainsi que de divers formats tels qu’Oracle, MySQL, MS SQL Server, FileMaker, Access, XML, CSV, Excel. Si vous disposez d’un grand nombre de données historiques et/ou de sources multiples, nous vous recommandons de veiller à ce que ces données s’affichent correctement dans votre nouveau système afin que vous puissiez profiter au mieux de l’utilisation du logiciel.

Vous pouvez également importer des données au format CSV dans Axiell Collections en utilisant la fonctionnalité d’importation standard.

Support et maintenance
Devrai-je signer un contrat et pour combien de temps ?

Oui, tous nos clients signent des contrats d’assistance et de maintenance – ceux-ci sont généralement d’une durée d’environ 3 ans. Vous pouvez trouver une copie standard d’un contrat ici.

Quelle est l'aide disponible et comment puis-je obtenir de l'aide lorsque j'en ai besoin ?

Selon le logiciel que vous achetez, il existe différents niveaux d’assistance. Chaque client a accès à notre aide et à notre documentation en ligne, et un compte vous est également ouvert sur notre portail d’assistance à la clientèle. Vous pourrez vous y connecter et demander de l’aide chaque fois que vous en aurez besoin.

Vous pouvez également vous inscrire à notre communauté en ligne pour obtenir l’aide et le soutien d’autres utilisateurs.

Comment mon logiciel sera-t-il maintenu à jour ?

De nouvelles versions du logiciel sont publiées fréquemment et font partie de votre contrat d’assistance et de maintenance. Nous fournissons toujours des instructions pour effectuer une mise à niveau, mais si vous préférez que nous fassions le travail à votre place, nous pouvons le faire à notre tarif journalier standard. La mise à jour vers une nouvelle version n’affecte pas vos frais de licence.

Aurai-je la possibilité d'interagir avec d'autres clients d'Axiell ?

Tous nos clients sont invités à nos conférences et événements annuels gratuits pour les utilisateurs, où vous pouvez rencontrer et établir des contacts avec d’autres clients tout en recevant des formations sur les logiciels, des mises à jour et en contribuant aux développements futurs.

Vous pouvez également vous inscrire à notre communauté en ligne pour obtenir l’aide et le soutien d’autres utilisateurs.

Comment serai-je tenu au courant des informations concernant mes logiciels et services ?

Des bulletins d’information mensuels sont régulièrement envoyés aux clients pour les informer de la disponibilité des nouvelles versions de logiciels, des invitations à des événements et à des webinaires, des nouvelles de la communauté, des conseils et des blogs, etc.

Les mises à jour de logiciels et les manuels sont régulièrement mis à jour et peuvent être consultés sur la page d’assistance.

Vous pouvez assister à l’un de nos webinaires et événements réguliers ou participer à notre communauté en ligne pour rester informé.

Comment puis-je contribuer au développement du logiciel ?

Nos clients ont accès à un portail où les utilisateurs peuvent soumettre des idées pour le développement du logiciel. Les autres utilisateurs peuvent voter pour des idées existantes et en ajouter de nouvelles, et vous pouvez suivre le statut de l’idée pour voir si elle a été avancée sur notre feuille de route logicielle ou si elle est prête à être publiée. Cela permet à notre communauté de diriger le développement des choses qui lui tiennent le plus à cœur.

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